Wie beantrage ich ...?

Falls du ein Event oder eine Dienstreise planst oder einen Beschaffungsantrag genehmigt bekommen hast und die Kosten nicht aus eigener Tasche vorstrecken kannst, dann kannst du eine Abschlagszahlung beantragen. Den Antrag sendest du an finanzen.asta@hs-mannheim.de.

Hinweise:

Abschlagszahlungen sind für jegliche Anschaffungen oder Events gedacht, die nicht aus eigener Tasche vorgestreckt werden können.

Abschlagszahlungen werden bei Abrechnungen oder Erstattungen mit dem (Ab-)Rechnungsbetrag verrechnet.

Bist du ein aktives Mitglied der Verfassten Studierendenschaft und dir steht eine Aufwandsentschädigung nach § 21 Aufwandsentschädigung der Finanzordnung zu?

Dann beantrage deine Aufwandsentschädigung und sende das Formular digital an finanzen.asta@hs-mannheim.de.

Hinweise:

Aufwandsentschädigungen können für verschiedene Ämter beantragt werden, bspw. für AStA-Refrenten oder für Mitglieder des StuRa-Präsidiums.

Aufwandsentschädigungen können für höchstens drei Monate rückwirkend ausgezahlt werden.

Für besonderes Engagement mit erheblichen Mehraufwand an der Hoch-schule können einzelne Aufwandsentschädigungen beantragt werden, diese werden einzeln vom AStA geprüft.

Falls ihr eine Veranstaltung plant und Geräte für die Durchführung benötigt können diese bei uns ausgeliehen werden, dafür wird ein Antrag für die Ausleihe von Inventar benötigt, sendet diesen an ausleihe.asta@hs-mannheim.de.

Hinweise:

Datum und Uhrzeit der Ausleihe (Abholung und Rückgabe) muss angegeben werden, nicht des Events.

Ein Pfandbetrag zwischen 5 € und 40 € muss hinterlegt werden. Wir teilen euch den genauen Pfandbetrag bei Eingang des Antrags mit. Das Pfand gebt ihr bei Abholgung ab. Bei unversehrter Rückgabe erhaltet ihr den Betrag zurück. Sollten einige Ausleihgegenstände defekt sein oder verloren gehen, behalten wir uns das Recht vor, den Pfandbetrag teilweise oder komplett einzubehalten.

Folgende Beispiele:

  • Ausleihe: ca. 100 Becher und 2 Kanister = 5 €
  • Ausleihe: ca. 200 Becher, 2 Kanister, 2 Verlängerungskabel und eine Musikbox = 20 €
  • Ausleihe: ein Kühlschrank, die große Anlage, eine Kühltruhe, mehrere Kanister und ca. 300 Becher = 40 €

Dies sind nur aufgelistete Beispiele, die Pfandbeträge können in der Praxis abweichen.

Bei Abholung und Rückgabe der Ausleihgegenstände wird ein Formular von euch und dem AStA unterschrieben.

Eine Handynummer sollte auf dem Formular angegeben werden, da dies die Kommunikation vereinfacht, ansonsten läuft die Kommunikation über Mails.

Der Ausleihantrag muss spätestens zwei Wochen vor dem Event bei uns per Mail eingehen.

Was ist unter "Beschaffungen" zu verstehen?

Prinzipiell alles, was erworben werden kann. Beispielsweise wenn du der Meinung bist unserer Studierendenschaft sollte ein weiteres Waffeleisen für den Verleih beschaffen, so kannst du den o.g. Antrag ausfüllen und daraufhin wird das Finanzreferat über deinen Antrag entscheiden und bei Zustimmung kann das entsprechende Gerät für die Studierendenschaft erworben werden.

  1. Anforderungen/Rahmenbedingungen der Beschaffung erörtern
  2. Mögliche Beschaffung recherchieren
  3. Den Antrag für Beschaffung ausfüllen und digital an beschaffung.asta@hs-mannheim.de senden.
    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!

  4. Auf Rückmeldung warten.

Hinweise:

Ein Beschaffungsantrag muss zuerst vom Finanzreferat des AStA bestätigt werden, danach kann das Produkt beschafft und ein Antrag auf Erstattung abgegeben werden.

Der Antrag muss immer mindestens drei Vergleichsangebote beinhalten.

Innerhalb von zwei Wochen nach erfolgreicher Beschaffung muss ein Erstattungsantrag bei uns eingehen.

Beschaffungsanträge können durch den AStA abgelehnt werden, eine Begründung wird mitgeteilt.

Die beschafften Gegenstände/Elektrogeräte müssen ins AStA-Büro gebracht werden um inventarisiert zu werden, da alles was über AStA-Gelder finanziert wird Eigentum des AStA ist, auch wenn es dauerhaft in den Besitz einer Fachschaft übergeht.

Elektrogeräte müssen vor der ersten Inbetriebnahme immer zur Zentral-werkstatt der Hochschule gebracht werden, zwecks Prüfung auf ordnungsgemäßen Zustand (DGUV-Vorschrift § 5, Abs. 1). Bitte beachtet die Öffnungszeiten der Zentralwerkstatt und bringt einen ausgefüllten Werkstattauftrag mit (auf tbl.hs-mannheim.de zu finden).

Für Verbrauchsmaterialien (Stifte, Klebeband, etc.) oder kleine Büroartikel (Scheren, Klebenbandabroller, etc.) benötigt ihr keinen Beschaffungs-antrag. Hier reicht eine formlose Anfrage an den AStA, ob ihr diese Artikel beschaffen dürft, bzw. ob euch diese Artikel dann erstattet werden. Um die Kosten erstattet zu bekommen muss ein Erstattungsantrag gestellt werden.

​​​​​​Einen Dienstreiseantrag (auch Dienstreiseanmeldung genannt) benötigt ihr immer, sobald ihr das Stadtgebiet Mannheim im Auftrag der VS verlasst.

  1. Eine Dienstreiseanmeldung ausfüllen und digital an finanzen.asta@hs-mannheim.de senden.
    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!

  2. Reise durchführen
  3. Falls erforderlich: Reistekostenabrechnung ausfüllen

Hinweise:

Ein Dienstreiseantrag muss mindestens zwei Wochen vor der Reise bei uns eingehen und genehmigt werden, sonst darf die Reise nicht angetreten werden.

Spätestens zwei Wochen nach der Dienstreise muss eine Dienstreise-abrechnung bei uns eingehen.

Eine Dienstreise besteht auch bei einem Fachschaftswochenende und allen anderen Reisen außerhalb des Stadtgebiets Mannheim, aus versicherungstechnischen Gründen muss dann ein Dienstreiseantrag eingereicht werden. Für Fachschaftswochenenden werden keine Reisekosten erstattet, da es hierfür eine Pauschale gibt, also muss keine Dienstreiseabrechnung erstattet werden.

 

Falls ihr Plakate, Flyer oder Änhliches für eure Veranstaltungen benötigt könnt ihr das über den AStA in der Hausdruckerei drucken lassen. Die Druckerei verfügt über eine sehr umfangreiche Ausstattung, sollte es dennoch nicht möglich sein den Druck dort vorzunehmen gibt es auch die Möglichkeit extern zu beauftragen. In diesem Fall ist der Antrag für Beschaffungen zu verwenden.

  1. Anforderungen/Rahmenbedingungen des Drucks erörtern
  2. Prüfen ob die Hausdruckerei den gewünschten Druck anfertigen kann.
  3. Das Formular Druckauftrag ausfüllen und digital an druckauftrag.asta@hs-mannheim.de senden.
    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!

  4. Auf Rückmeldung warten und Druck in Druckerei abholen

Hinweise:

Muss mindestens zwei Wochen bevor die Druckexemplare benötigt werden bei uns eingehen.

Druckerei

Gebäude A, Raum -114

Kontakt & Öffnungszeiten

Sollten dir plötzlich Ausgaben entstanden sein, kannst du den Antrag auf Erstattung ausfüllen und digital an finanzen.asta@hs-mannheim.de senden.

Es ist zu beachten, dass ohne vorherige Genehmigung durch das Finanzreferat eine ausführliche und gut begründete Erklärung notwendig ist, warum vor Entstehung der Kosten keine Genehmigung eingeholt werden konnte erforderlich ist. Prinzipiell besteht kein Anspruch auf Kostenübernahme ohne vorherige Genehmigung des Finanzreferats.

Auch hier gilt zusätzlich, ohne Belege/Quittungen im Original sind keine Erstattung möglich.

Hinweise:

Für Beschaffungen nach einem Beschaffungsantrag oder einer Beschaffungsanfrage können Erstattungen beantragt werden.

Es müssen Rechnungen nach §14 UStG beigefügt werden. Die Rechnungen müssen im Original bei uns abgegeben werden (bspw. Kassenzettel vom Einkaufen), diese können in unserem Postfach Nr. 33 AStA eingeworden werden, allerdings nur beschriftet, da sie sonst nicht zugeordnet werden können und somit als nicht abgegeben gelten. Bei Bestellungen werden die Rechnungen, sowie die Lieferscheine mit der Abrechnung eingereicht. Zusätzlich werden Kopien der Zahlungsnachweise eingereicht. Originalrechnungen können natürlich auch zu den Bürozeiten im Büro abgegeben werden.

Innerhalb von zwei Wochen nach erfolgreicher Beschaffung über einen Beschaffungsantrag muss ein Erstattungsantrag bei uns eingehen.

Dieser Antrag gilt nicht für Veranstaltungen, für Veranstaltungen ist eine Veranstaltungsabrechnung einzureichen, die gilt auch für (Fachschafts-)Sitzungen.

Nach einer Dienstreise wird eine Reisekostenabrechnung ausgefüllt, ohne rechtzeitige Anmeldung der Dienstreise kann keine Reisekostenerstattung erfolgen, falls die Kosten der Reise zu hoch sind kann vorher gerne eine Abschlagszahlung beantragt werden.

Der Antrag wird an finanzen.asta@hs-mannheim.de geschickt.

Hinweise:

Nach der angemeldeten Dienstreise wird eine Reisekostenabrechnung eingereicht, diese muss spätestens zwei Wochen nach Beendigung der Reise bei uns eingehen.

Falls eine Dienstreise mit einem PKW statt eines umweltfreundlicheren Beförderungsmittel, wie öffentliche Verkehrsmittel, angetreten wurde, muss dies bei der Dienstreiseanmeldung und bei
der Reisekostenabrechnung gut begründet werden, sonst besteht die Möglichkeit, dass keine Fahrtkostenpauschale erstattet wird. Es gilt: pro gefahrenem Kilometer werden 0,30€ erstattet.

Eine Verpflegungspauschale wird gestattet, sobald es beim Veranstalter der Dienstreise (bspw. einem Workshop) keine Verpflegung gibt, diese beträgt 6 € für ein Früstück, 12 € für das Mittagessen und 6 € für das Abendessen, diese Kosten müssen genau auf dem Antrag aufgelistet werden.

Soll eine Veranstaltung von der VS teilfinanziert werden muss nach der Veranstaltung eine Veranstaltungsabrechnung bei finanzen.asta@hs-mannheim.de eingereicht werden. Füllt dafür das Formular Veranstaltungsabrechnung aus und shcickt es als pdf-Datei an uns.

Hinweise:

Abrechnungen müssen spätestens zwei Wochen nach der Veranstaltung bei uns eingehen, sonst gibt es keinen Zuschuss durch die VS.

Es müssen Rechnungen nach §14 UStG beigefügt werden. Die Rechnungen müssen im Original bei uns abgegeben werden (bspw. Kassenzettel vom Einkaufen), diese können in unserem Postfach Nr. 33 AStA eingeworden werden, allerdings nur beschriftet, da sie sonst nicht zugeordnet werden können und somit als nicht abgegeben gelten. Bei Bestellungen werden die Rechnungen, sowie die Lieferscheine mit der Abrechnung eingereicht. Zusätzlich werden Kopien der Zahlungsnachweise eingereicht. Originalrechnungen können natürlich auch zu den Bürozeiten im Büro abgegeben werden.

Es muss eine unterschriebene Teilnehmer*innenliste beigefügt werden, soweit die Teilnehmer*innenanzahl überschaubar ist (bis ca. 50 Teilnehmer). Bei mehr Teilnehmer*innen muss eine möglichst genaue Anzahl der Teilnehmer*innen erfasst werden, bspw. durch eine Strichliste oder Ähnliches.

Bei Fachschaftssitzungen oder -wochenenden muss, unabhängig von der Teilnehmer*innenanzahl, eine Teilnehmer*innenliste geführt werden.

Laut Beschluss des Studierendenrats vom 15.01.2024 müssen sich Veranstaltungen (Partys, Bierpongturniere, Spieleabende, etc.) durch einen Anteil von 30% aus den Einnahmen selbst finanzieren, bitte beachtet das bei der Eventplanung. Davon ausgenommen sind Erstemesterveranstaltung, für diese gilt, dass größtenteils Erstsemester anwesend sein müssen und es wird anhand der Anzahl der  Erstimmatrikulationen ein Budget laut Bewirtungsrichtlinie von uns berechnet (pro Semester) und dieses steht euch für Erstsemesterveranstaltungen zur Verfügung.

Für Veranstaltungen, wie Erstsemesterbegrüßungen, Spieleabende und Lehrveranstaltungen (zB. Fachschaftsschulungen, Vorträge, usw.) auch mit externen Referenten ist als gewähltes Mitglied einer Fachschaftsvertretung wie folgt vorzugehen:

  1. Termin der Veranstaltung festlegen
  2. Freien Raum finden (unter Raumbelegung erreichbar im HS-Netz/VPN) bitte direkt eine Alternative/Ausweichraum angeben, damit sicher einer der Räume gebucht werden kann.
  3. Das passende Antragsformular für Veranstaltungsanmledung (mit/ohne Übernachtung, etc.) digital an veranstaltungsanmeldung.asta@hs-mannheim.de senden.
    • Erläuterungen zum Antrag, sowie Hinweise beachten!

  4. Warten auf eventuelle Rückfragen
  5. Ein Datum für die Abholung der Ausleihe mit uns besprechen.
  6. Spaß haben! =)
  7. Rückmeldung nach der Veranstaltung
    1. Anzahl Teilnehmer*innen (ca.)
    2. Besondere Vorkommnisse? (z.B. Verletzungen, entstandene Schäden, ...)
    3. Platz für Bemerkungen/Feedback (z.B. Wunschinventar, Kartenset)

Das passende Formular:

Bei mehrtägigen Veranstaltungen ohne Übernachtungen muss eine Veranstaltungsmeldung ohne Übernachtung ausgefüllt werden.

Das Formular Veranstaltungsanmeldungen ohne Übernachtung ist für bspw. Partys oder andere Events ohne Übernachtung.

Das Formular Veranstaltungsanmeldungen mit Übernachtung ist für bspw. Klausurtagungen oder andere Events mit Übernachtung (außer Fachschaftswochenenden).

Das Formular Veranstaltungsanmeldungen Fachschaftswochenenden ist speziell für Fachschaftswochenenden.

Das Formular Veranstaltungsanmeldungen Absolvierendenfeier ist speziell für Absolvierendenfeiern.

Hinweise:

Bei einer Erstsemesterveranstaltung müssen größtenteils Erstsemester anwesend sein. Es wird anhand der Anzahl der Erstimmatrikulationen ein Budget laut Bewirtungsrichtlinie von uns berechnet (pro Semester) und dieses steht euch für Erstsemesterveranstaltungen zur Verfügung.

Auf Wunsch können Veranstaltungen über den Instagram-Account des AStA geteilt werden, dazu in Instagram einfach eine Nachricht an @astahsmannheim.

Eine Veranstaltungsanmeldung muss mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung beim AStA eingehen und bestätigt werden, sonst darf die Veranstaltung nicht stattfinden.

Veranstaltungen müssen auch bei der TBL angemeldet und von der TBL genehmigt werden.

Die Veranstaltungsleitung (gewählte/s Mitglied/er einer Fachschaftsvertretung, oder Mitglied des AStA) trägt die 'Verantwortung', übt entsprechend das Hausrecht aus und hat über den gesamten Veranstaltungsablauf anwesend zu sein. Keine Sorge, alle Gremienmitglieder unserer VS sind entsprechend durch eine Betriebshaftpflichtversicherung abgesichert. Einzelheiten der Versicherung können gerne in der Geschäftsstelle eingesehen werden.

Als nicht gewähltes Mitglied der Fachschaftsvertretung ist sich an die jeweils gewählte Vertretung (Fachschaft oder AStA) zu wenden und diese zu bitten die Veranstaltungsleitung zu übernehmen, die Veranstaltung anzumelden und entsprechend vor Ort zu sein.

Weiterer Tipp:
Uhrzeit und Räumlichkeiten bitte möglichst so wählen, dass keine Schlüssel benötigt werden - unnötig kompliziert -.

Wir müssen uns selbstverständlich das Recht vorbehalten Veranstaltungen nicht zu genehmigen, sollten diese beispielsweise gegen das LHG oder sonstige Rechtssprechungen verstoßen.

Prinzipiell kann und soll jede und jeder Studierende unserer VS Anträge einreichen.

Um etwas die Organisation und die Übersicht zu bewahren, empfehlen wir sich zuerst mit der jeweiligen Fachschaftsvertretung auszutauschen und diese ggf. den Antrag stellen zu lassen.

Gerne kann alles Weitere via E-Mail an finanzen.asta@hs-mannheim.de oder persönlich zu unseren Sprechzeiten angefragt werden.

AStA Antragsformulare

StuRa Formulare